Enligt Aktiebolagslagen (ABL) är aktieboken en offentlig handling och ska vara tillgänglig för insyn. Vid en begäran måste den lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Bolaget får inte kräva att någon fysiskt besöker en viss plats för att ta del av den, eftersom detta skulle begränsa tillgängligheten och insynen.

Att kräva fysisk närvaro för att ta del av aktieboken strider mot lagens syfte, som är att säkerställa snabb och enkel insyn i offentliga handlingar.

Aktieboken ska lämnas ut digitalt vid digital hantering

Om aktieboken hanteras eller lagras digitalt, ska den även kunna lämnas ut digitalt. Detta garanterar insyn och öppenhet för alla, oavsett var de befinner sig. Utlämningen ska ske på ett sätt som underlättar åtkomst, och bolaget får inte fördröja processen genom att exempelvis kräva ett fysiskt besök.

GDPR är inte ett hinder för utlämning

En vanlig fråga är om GDPR kan användas som skäl för att neka utlämning av aktieboken, men det är inte tillåtet. Aktiebolagslagen har företräde i detta sammanhang, vilket innebär att bolaget måste lämna ut aktieboken vid en begäran. Däremot är det mottagarens ansvar att hantera informationen i enlighet med gällande dataskyddsregler.

Konsekvenser av att inte lämna ut aktieboken

Om aktieboken inte lämnas ut enligt lagen kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. Att bryta mot dessa regler kan leda till böter eller i allvarliga fall fängelse i upp till ett år.

För att undvika rättsliga konsekvenser är det därför viktigt att bolaget ser till att aktieboken är lättillgänglig och att begäran om insyn hanteras snabbt och korrekt. Genom att följa lagens krav säkerställer bolaget en smidig process och efterlevnad av reglerna.

Hur snabbt ska aktieboken lämnas ut?

Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om utlämning av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det krävs tid för att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken lämnas ut omedelbart.

Det innebär att bolaget har en kort tidsfrist på några dagar för att lämna ut aktieboken och att onödiga förseningar inte är tillåtna.