Varje gång en nyckel lämnas ut eller lånas ut, ska en nyckelkvittens fyllas i och signeras av både den som lämnar ut nyckeln och mottagaren. Kvittensen ska innehålla detaljer som mottagarens namn, datum för utlämning, specifikationer av nyckeln och datum för återlämning.

Vidare kan ytterligare villkor ställas i nyckelkvittensen.