Aktieboken är en obligatorisk handling i varje aktiebolag. Den ska upprättas i anslutning till att bolaget bildas och den ska visa vilka som är aktieägare och vilka aktier de äger. När du skapar aktieboken första gången ska du därför utgå från bolagsbildningen och se till att uppgifterna om de tecknade aktierna kommer in i aktieboken omgående.

Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.

Utgå från rätt handlingar innan du fyller i

När du skapar aktieboken ska du arbeta utifrån bolagets egna dokument. Stiftelseurkunden är grunden för vilka som tecknat aktier och hur många. Bolagsordningen behövs för att se om bolaget har olika aktieslag, eftersom aktieslag ska framgå i aktieboken när det är aktuellt. Om du skapar en ny aktiebok för att den gamla saknas ska du dessutom samla in de handlingar som visar hur ägandet har ändrats sedan starten, så att aktieboken kan byggas upp med dagens aktieägare och korrekt innehav.

Så ska aktieboken byggas upp och vad den ska innehålla

Aktieboken ska innehålla uppgift om varje akties nummer och aktierna ska tas upp i nummerföljd. Det innebär att du behöver en sammanhängande numrering av bolagets aktier och en tydlig koppling mellan aktienummer och rätt aktieägare. För varje aktieägare ska du föra in namn, personnummer eller organisationsnummer samt postadress. Om bolaget har olika aktieslag ska det framgå vilket aktieslag aktierna tillhör. Om aktiebrev har utfärdats ska det också framgå.

Så skapar du aktieboken i ett nystartat bolag

När bolaget är nytt fyller du i aktieboken genom att registrera stiftarna som aktieägare och ange deras uppgifter enligt stiftelseurkunden. Därefter fördelar du aktierna genom att koppla deras innehav till aktiernas numrering i nummerföljd. När aktieboken är upprättad ska den totala mängden aktier i aktieboken stämma med bolagets uppgifter om antal aktier och med teckningen vid bildandet.

Så återskapar du aktieboken om den kommit bort

Om aktieboken är borttappad skapar du en ny genom att börja med startläget i stiftelseurkunden och sedan föra in de förändringar som lett fram till nuvarande ägande, baserat på bolagets handlingar. När arbetet är klart ska aktieboken visa dagens aktieägare med korrekta identitetsuppgifter och rätt antal aktier, samtidigt som aktiernas numrering är sammanhängande och ligger i nummerföljd.

Datum ska vara tydliga

När du gör införingar eller anteckningar i aktieboken ska det vara tydligt från vilken tidpunkt uppgifterna gäller. Skriv in datum för teckning, förvärv eller överlåtelse så att det inte uppstår oklarheter om vem som är aktieägare vid en viss tidpunkt.